Berbicara tentang
administrasi atau aktivitas/kegiatan kantor dan tata usaha yang dijalankan oleh
seorang administrator (pengurus) yang diatur oleh sebuah sistem yang telah
terprogram sedemikian rupa tentu sangat dibutuhkan skill (kemampuan khusus)
yang memadai dari seorang administrator. Tak terkecuali berlaku pula bagi suksesnya
pengelolaan/manajemen pendidikan di sekolah-sekolah. Sehingga setiap satuan
pendidikan, khususnya sekolah harus memiliki minimal 1 (satu) orang tenaga
administrasi yang mumpuni demi lancarnya segala urusan manajemen pendidikan
baik yang dapat dilakukan secara offline maupun yang harus dilakukan melalui
media internet (online).
Sebelum pembahasan
lebih lanjut mengenai tips menjadi OPS yang profesional, perlu dijabarkan pula
tentang status jabatan administrator/operator sekolah dalam struktur organisasi
di sekolah, secara hierarki dalam struktur organisasi pendidikan di sekolah,
posisi OPS berada di bawah kendali Kepala Sekolah, serta dapat dikategorikan/dimasukkan
dalam ranah tenaga kependidikan yakni sebagai bagian yang terintegrasi dengan Tenaga
Administrasi atau TU (Tata Usaha) sekolah. Namun dalam perkembangannya, karena semakin
banyak dan kompleksnya tugas-tugas administrasi (tata usaha) yang diemban oleh
tenaga administrasi sekolah, sehingga diperlukan adanya penambahan tenaga baru,
mengingat juga setiap program manajemen pendidikan pasti disertai batas akhir penyelesaian
tugas (deadline) dalam setiap sesinya.
Selain itu, sebagian
dari pekerjaan-pekerjaan administrasi sekolah pada saat sekarang ini harus
dituntaskan dengan menggunakan akses internet (online), maka tak pelak lagi
bagi guru-guru yang kebetulan mempunyai kemampuan ataupun pengalaman mengenai
seluk-beluk internet dapat dipastikan akan dilibatkan oleh Kepala Sekolah untuk
membantu sementara tugas-tugas administrasi sekolah secara online ini, tentu akan
terdapat kebijakan-kebijakan khusus yang sifatnya internal dari setiap sekolah
yang masing-masing berbeda juga tentunya terhadap guru yang sekaligus merangkap
tugas sebagai tenaga administrasi sekolah.
Apalagi bagi sekolah-sekolah di
daerah-daerah pelosok, terpencil, pedalaman, atau daerah khusus lainnya yang
belum tersedia akses internet serta belum memiliki tenaga administrasi, tentu semua
ini menjadi tantangan tersendiri untuk bagi seluruh pihak sekolah terutama bagi
Kepala Sekolah untuk lebih berusaha dan bekerja ekstra keras dalam menemukan
solusi terbaik untuk mengatasi segala keterbatasan ini, karena bagaimanapun juga,
seluruh sekolah di Indonesia, tak terkecuali bagi sekolah yang belum tersedia
akses internet ataupun belum memiliki tenaga administrasi sekolah tersebut juga
harus menuntaskan seluruh program-program manajemen pendidikan yang terpusat
ini dengan baik pula pada akhirnya.
Sebagai bagian dari totalitas
pengabdian dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa Indonesia ini, sehingga
pada saat ini banyak di antara kita yang bertugas ganda, selain sebagai Tenaga
Pendidik (guru), bertugas pula sebagai Tenaga Kependidikan yakni menjadi Tenaga
Administrasi Sekolah. Dan pada dasarnya secara teknis tugas dari Operator Sekolah
sama juga dengan Administrator Sekolah, sehingga sebutan tenaga administrasi
yang menjalankan proses pendataan di sekolah disebut dengan Admin. Sekolah, selain
itu disebut juga dengan Operator / Op. Sekolah, dan yang terakhir ini kita
sepakat dengan sebutan OPS (Operator Pendataan Sekolah).
Selain kita selalu
berusaha dan berupaya untuk menjadi guru yang profesional (handal), alangkah
baiknya, peran tugas tambahan sebagai OPS ini, kita dapat menjadi OPS yang
profesional pula. Lalu, bagaimanakah agar kita menjadi Operator Pendataan
Sekolah (OPS) yang profesional? Tentu pengertian dari OPS Profesional ini
sangat luas bukan? Karena selain harus mempunyai kemampuan-kemampuan dapat
diandalkan, kompetensi yang mumpuni, kinerja yang bagus, kemauan untuk terus
belajar serta senantiasa menggali informasi-informasi dari berbagai sumber yang
berkaitan dengan tugas-tugasnya tentu sangat menentukan progress/kemajuan pada
kualitas SDM (Sumber Daya Manusia) dari setiap OPS tersebut dan pada akhirnya
penyelesaian tugas Dapodikdas 2013 dapat selesai dan berhasil tuntas dengan hasil
yang memuaskan bagi semua pihak yang berkepentingan dengan Dapodikdas 2013 ini.
Sekarang tibalah pada kesimpulan bahwa tips untuk menjadi OPS yang profesional itu, kita harus "SAKTI" dulu lho...! =
Sabar, Antusias, Kooperatif, Teliti, dan Ikhlas." ;
1.
Sabar
Dalam menjalankan seluruh rangkaian
proses pelaksanaan tugas melalui aplikasi Dapodikdas ini, OPS dituntut memiliki
kesabaran yang tinggi dan pantang menyerah, sebab aplikasi Dapodikdas ini tidak
serta-merta langsung ada dalam komputer sekolah, namun perlu diinstal dahulu
dari CD/DVD ataupun bahkan file installer perlu diunduh dulu dari website
Dapodikdas 2013 yang terkadang terjadi gangguan jaringan koneksi internet, dan OPS
yang sabar akan mengunduhnya kembali saat akses internet kembali normal, dalam
proses instalasi belum tentu sekali proses langsung jadi, instalasi masih belum
berhasil, lalu OPS yang dengan penuh kesabaran akan terus mencoba kembali
mengulang dan mengulangi proses instalasi hingga aplikasi Dapodikdas dapat
terinstal di komputer/laptopnya dengan sempurna.
Tak
cukup sampai disitu, untuk meringankan pekerjaan nantinya, sekaligus agar
Dapodikdas 2013 ini sinkron dengan Dapodik 2013 yang lalu, perlu ditambah
dengan prefill Dapodik dalam proses instalasi aplikasinya. Bahkan untuk
sebagian komputer yang tidak compatible (sesuai) dengan aplikasi ini, perlu ada
usaha dan alternatif baru supaya aplikasi dapat terinstal di komputer/laptop
OPS dengan sempurna.
Setelah
proses instalasi aplikasi beserta prefillnya telah dapat beroperasi di
komputer/laptop OPS, proses input datapun dimulai, proses inilah yang sangat
memerlukan kesabaran dan ketelatenan OPS untuk menginput data satu demi satu
item hingga selesai nantinya, apalagi bagi OPS yang kebetulan bertugas sendiri
pada sekolah-sekolah yang memiliki jumlah siswa dan PTK yang relatif besar. Setelah
proses input data, OPS akan mengecek kembali seluruh isian dalam aplikasi
sebelum disinkronisasikan dengan server Dapodikdas 2013.
Jadi, OPS yang
profesional itu pasti sabar dan pantang menyerah, sabar dalam mengolah aplikasi
dan seluruh data dan pantang menyerah apabila dalam beberapa prosesnya
terkadang menemui kegagalan-kegagalan. Pada prinsipnya, bagi OPS yang
profesional, kegagalan baru sama dengan pengalaman baru. Mantap…
2.
Antusias
Antusias berarti pula aktif, bergairah,
bersemangat, dan energik. Antusias adalah satu kata yang istimewa yang berperan
besar dalam penyelesaian tugas-tugas penting administrasi, tak terkecuali dalam
sistem manajemen administrasi sekolah. OPS yang profesional itu juga selalu
bersemangat dan energik kapanpun dan dimanapun ia berada, tak terkecuali pada
saat kerja lembur. Poin inilah yang sering membedakan aktivitas antara guru dan
OPS, aktivitas guru sering dilakukan di pagi, siang, ataupun sore hari. Namun
untuk aktivitas OPS, dominan dilakukan pada malam hari, tengah malam, bahkan
hingga dini hari. Mengingat tugas-tugas OPS diperlukan suasana kerja yang lebih
tenang agar lebih konsentrasi dan fokus untuk menghindari kesalahan-kesalahan
input data ataupun proses lainnya, jika tidak, fatal akibatnya, terkait dana
BOS, tunjangan profesi guru, maupun hal-hal penting lainnya.
Apalagi untuk menginput data yang
kuantitasnya lebih besar tentu memerlukan alokasi waktu yang besar pula, belum
lagi bagi OPS yang juga mempunyai tugas mengajar di kelas, tentu pelaksanaan
tugasnya sebagai OPS akan dilakukan pada sore ataupun malam harinya. Selain
itu, untuk mendapatkan akses internet yang optimal, waktu-waktu inilah yang
tepat untuk OPS dalam menyelesaikan tahap demi tahap bersama komputer/laptop
yang selalu setia menemaninya sepanjang waktu.
OPS yang profesional juga selalu
antusias dalam mempelajari hal-hal yang baru, karena ia sadar betul bahwa,
aktivitas belajar tidak akan pernah dapat dihindari, baik belajar secara
langsung yang dapat diperoleh melalui pelatihan-pelatihan oleh pihak Dinas
Pendidikan Kabupaten/Kota, belajar dengan teman sesama OPS yang lebih
berpengalaman maupun dengan belajar
secara tidak langsung, salah satunya melalui browsing di internet. Seperti Anda
yang masih membaca artikel ini. Luar biasa… Jempol untuk Anda, karena Anda
telah masuk dalam kategori ini, OPS yang profesional itu mau untuk terus
belajar dengan penuh antusias. Good luck…
Dan headline news-nya, OPS yang profesional akan
selalu aktif bertanya maupun mencari informasi-informasi baru dari berbagai
sumber, selalu bersemangat dan penuh energi sepanjang waktu, lalu menyikapi
segala hal yang sudah dilakukan, sedang dilakukan, atau bahkan yang belum
dilakukan, semuanya tidak terasa membebani, namun sebaliknya, semua itu terasa sangat
seru dan menyenangkan… Hebat…
3.
Kooperatif
OPS
yang profesional itu memiliki karakter yang kooperatif yakni selalu siap
bekerja sama, dan selalu siap membantu segala keluhan yang ada dengan upaya
semaksimal mungkin. Tindakan yang kooperatif dari OPS terjadi pada saat sebelum
maupun sesudah pengisian seluruh isian dalam aplikasi Dapodikdas 2013. Sebelum
proses input data, OPS yang profesional kembali memastikan bahwa seluruh data
yang tertera dalam seluruh formulir isian, baik formulir sekolah, formulir
peserta didik, formulir pendidik dan tenaga kependidikan sudah valid dan benar
berdasarkan seluruh dokumen yang sah dengan cara dikoordinasikan terlebih
dahulu dengan masing-masing pihak yang berwenang dalam pengisian masing-masing
data dalam aplikasi Dapodikdas 2013.
Setelah
proses input selesai, sebelum finalisasi,OPS yang profesional mempersilahkan
seluruh PTK ataupun bahkan peserta didik untuk melihat biodata beserta
rinciannya masing-masing sebelum dikirim ke server pusat (sinkronisasi), hal
ini dilakukan kembali guna memastikan bahwa seluruh data yang tertera dalam
seluruh isian, baik mengenai sekolah, peserta didik, serta pendidik dan tenaga
kependidikan sudah valid dan benar berdasarkan keadaan yang sebenar-benarnya
serta didukung dengan bukti-bukti fisik berupa dokumen-dokumen yang sah
tentunya.
OPS
yang profesional tidak segan-segan memberikan layanan konsultasi terhadap semua
pihak yang berkepentingan dalam hal Dapodikdas ini baik dari kalangan PTK,
Peserta didik dari sekolahnya, ataupun bahkan dari sekolah lainnya untuk
menambah wawasan dan pengalaman terbaik yang akan dapat diterapkan oleh OPS itu
sendiri nantinya. Selanjutnya OPS juga selalu siap berkoordinasi dengan baik
dengan seluruh elemen sekolah apabila ada hal-hal yang perlu diperbaiki
bersama-sama. Dan yang paling sering ditemukan adanya isian formulir PTK yang
masih ditemukan adanya ketidaksesuaian dengan bahan-bahan administrasi yang
dimilikinya, selain itu masih adanya ketidaksesuaian data peserta didik dengan
data dasar mereka seperti yang tertera pada akta kelahiran ataupun ijazahnya.
Untuk mengatasi itu semua, tentu OPS yang profesional akan selalu menampilkan
sikap yang kooperatif demi kepentingan dan kebaikan bersama. Sippp…
4.
Teliti
Untuk
menghasilkan kualitas data yang akurat, tentu ketelitian menjadi kunci utamanya.
Dalam dunia kepenulisan saja, selain penulis ada pula tim khusus yang disebut
tim editor yang bertugas khusus untuk memeriksa tulisan tersebut, proses ini memerlukan
waktu yang tidak sebentar untuk mengecek kembali seluruh isi tulisan itu dengan
berbagai standarisasi yang ketat, lalu memperbaiki kembali tulisan tersebut
hingga layak untuk dipublikasikan melalui media massa, baik dalam media elektronik
maupun media cetak.
Apalagi peran OPS yang memiliki peran ganda, selain sebagai
operator yang menginput data, OPS pulalah yang berperan dalam tahap finalisasi
hingga siap dikirim/disinkronisasikan dengan server Dapodikdas Pusat. Salah
ataupun benarnya dari seluruh isian data sangat ditentukan oleh input yang
telah dilakukan oleh OPS.
Jadi, OPS yang profesional itu memiliki ketelitian tinggi
hingga detil-detil terkecil. Luar biasa…
5.
Ikhlas
OPS khan juga manusia
normal yang butuh makan, minum, serta fasilitas-fasilitas hidup layaknya
manusia lainnya yang dengan bekerja itulah diharapkan segala kebutuhannya
tersebut dapat terpenuhi. Namun dalam kenyataanya masih ditemui OPS yang
mengeluhkan reward yang belum sesuai dengan kinerja yang dilakukannya (itu
bukan Anda kok, tapi saya… hehehe). Tapi hal ini wajar dan sah-sah saja, asal
masih dalam koridor yang benar dan tidak berlebihan dalam mengapresiasikan
pikiran dan curahan hati yang mungkin selama ini terpendam di dalam hati yang
paling dalam. Hemmmz….
Namun ketika sadar
dalam nuansa hati bening, timbul juga pemikiran dengan didukung oleh segenap
perasaan bahwa rejeki itu khan Allah SWT yang mengatur dengan seadil-adilnya
karena Allah SWT Maha Pemberi Rejeki sekaligus Maha Adil, dan rejeki itu bukan
hanya dalam bentuk materi, seperti kesehatan saya adalah rejeki yang tidak
terhitung oleh materi, ilmu-ilmu dan pengalaman-pengalaman baru juga rejeki,
semakin bertambah jaringan silaturahmi dengan rekan-rekan OPS juga rejeki, lalu
apalagi ya…? Silahkan ditambahkan sendiri ya
Rekan-rekan OPS…? Yang jelas,
berapapun reward yang diberikan oleh sekolah, kita terima serta syukuri saja,
itu khan bagian dari kebijakan sekolah yang sudah diperhitungkan oleh atasan
kita tentunya, dan memang itulah rejeki kita.
Akhirnya, OPS yang profesional
itu selalu berdo’a, berusaha, dan belajar untuk terus memperbaiki kualitas
kinerja dan yakin bahwa rejeki akan datang sebesar dengan kepantasan kita dalam
menerimanya, dan yang terpenting, semuanya dijalani dengan sepenuh hati dan ikhlas